Datenschutzerklärung

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für

Daniela Curth, Steuerberaterin

im Sinne von Art. 30 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

(Stand: 20.05.2018)

Verantwortlicher
Name der verantwortlichen natürlichen
oder juristischen Person

Daniela Curth

Ansprechpartner, ggf. gesetzlicher
Vertreter

----

Postadresse:

Hauptstr. 26, 90607 Rückersdorf

Telefon 0911/39420330
E-Mail-Adresse [email protected]

Datenschutzbeauftragter
Die Steuerberaterin arbeitet selbständig, ohne angestellte oder freiberufliche Personen.

Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 1:
Lohnabrechnung

Zwecke der Verarbeitung Verwaltung der Personalangelegenheiten
Erstellen von Lohnabrechnungen und Nebenbüchern sowie die Übermittlung an Behörden und andere Stellen

Kategorien betroffener Personen Mandanten

Beschäftigte der Mandanten

Datenkategorien Stammdaten

Mandat
Beschäftigte des Mandats

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Arbeitsverträge
Sozialversicherungsdokumente
Schriftverkehr
Pfändungs-Unterlagen
Zeitaufzeichnungen

Kategorien der Empfänger, denen
personenbezogene Daten übermittelt
werden

Personalabteilung
Sozialversicherungsträger
Finanzbehörden
Kreditinstitute
Versicherungen
Gerichte
Gläubiger
Ggf. Datenübermittlung in Drittstaaten: Keine

Fristen für die Löschung der
Datenkategorien

Siehe Löschkonzept (kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden)

Technische und organisatorische
Maßnahmen

Siehe IT-Sicherheitskonzept

Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 2:
Finanzbuchhaltung

Zwecke der Verarbeitung Erstellen von Finanzbuchhaltung, Nebenbüchern sowie Übermittlung an Behörden und andere Stellen

Kategorien betroffener Personen

Mandanten
Debitoren von Mandanten
Kreditoren von Mandanten

Datenkategorien Stammdaten des Mandanten

Bewegungsdaten im Rahmen der Finanzbuchhaltung
Schriftverkehr

Kategorien der Empfänger, denen personenbezogene Daten übermittelt
werden

Behörden
Mandanten
Sonstige Dritte auf Wunsch der Mandanten
Ggf. Datenübermittlung in Drittstaaten Grundsätzlich keine; in Sonderfällen im (zusätzlichen) Auftrag des Mandanten

Fristen für die Löschung der
Datenkategorien
Siehe Löschkonzept (kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden)

Technische und organisatorische
Maßnahmen
Siehe IT-Sicherheitskonzept

Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 3:
Steuer-Deklaration

Zwecke der Verarbeitung Erstellen von Steuererklärungen sowie die Übermittlung an Behörden

Kategorien betroffener Personen

Mandanten
Beschäftigte von Mandanten

Datenkategorien Stammdaten des Mandanten

Bewegungsdaten im Rahmen der Steuerdeklaration
Schriftverkehr

Kategorien der Empfänger, denen personenbezogene Daten übermittelt
werden

Finanzbehörden
Ggf. Datenübermittlung in Drittstaaten Grundsätzlich keine; in Sonderfällen im (zusätzlichen) Auftrag des Mandanten

Fristen für die Löschung der Datenkategorien
Siehe Löschkonzept (kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden)

Technische und organisatorische Maßnahmen
Siehe IT-Sicherheitskonzept

Verarbeitungstätigkeit lfd. Nr. 4:
Jahresabschluss-Erstellung

Zwecke der Verarbeitung Aufstellen von Jahresabschlüssen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Berichtsschreibung hierzu

Kategorien betroffener Personen

Mandanten
Debitoren von Mandanten
Kreditoren von Mandanten

Datenkategorien Kategorien der Empfänger, denen
personenbezogene Daten übermittelt werden

Finanzbehörden
Bundesanzeiger Verlag
Sonstige Dritte auf Wunsch der Mandanten
Ggf. Datenübermittlung in Drittstaaten Grundsätzlich keine; in Sonderfällen im (zusätzlichen) Auftrag des Mandanten

Zwecke der Verarbeitung Beratung in steuerlichen Fragestellungen und Angelegenheiten, Gutachten, Bescheidprüfungen und Rechtsbehelfe, Hilfestellung und Beratung bei Betriebsprüfungen

Kategorien betroffener Personen Mandanten

Mandanten
Beschäftigte von Mandanten
Debitoren von Mandanten
Kreditoren von Mandanten

Datenkategorien Stammdaten des Mandanten
Schriftverkehr
Dokumentationen

Kategorien der Empfänger, denen personenbezogene Daten übermittelt
werden

Mandanten
Behörden
Versicherungen
Ggf. Datenübermittlung in Drittstaaten Grundsätzlich keine; in Sonderfällen im (zusätzlichen) Auftrag des Mandanten
Sonstige Dritte auf Wunsch der Mandanten

Fristen für die Löschung der Datenkategorien
Siehe Löschkonzept (kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden)

Technische und organisatorische Maßnahmen
Siehe IT-Sicherheitskonzept

IT-Sicherheitskonzept / Datensicherungsmassnahmen:

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zutrittskontrolle
Hauptstr. 26, 90607 Rückersdorf - Haustürschlüssel haben folgende Personen:
Daniela Curth
Besucher-Einlass im Empfangsbereich und im Besprechungszimmer persönlich durch den Berater des Mandats

Zugangskontrolle
Das Arbeitszimmer von Frau Curth ist bei ihrer Abwesenheit verschlossen
Der Computer ist lokal durch Passwort geschützt. Weiterhin werden auf der lokalen
Ebene keine Daten gespeichert.

Zugriffskontrolle
Der Arbeitsbereich liegt in der DATEV-SmartIT Umgebung und ist mit 2-Factor Authentifizierung (Smart-Card und Benutzer/Kennwort) geschützt. Die Basis von DATEV-SmartIT bildet das bewährte DATEV-Rechenzentrum – seit Jahren nach ISO 27001 zertifiziert und mit Standort in Deutschland. Das bedeutet maximale Sicherheit, mit dem hohen Viren- und Zugriffsschutz der DATEV-Cloud. DATEV-SmartIT ist als Dienstleistung nach ISAE 3402 zertifiziert. Einziger administrierter Nutzer des Systems ist Frau Daniela Curth.

Trennungskontrolle
Mit zahlreichen Maßnahmen stellt die DATEV-Software sicher, dass zu unterschiedlichen Zwecken und für unterschiedliche Ordnungsbegriffe (zum Beispiel Berater- und Mandantennummer) erhobene Daten auch getrennt verarbeitet werden können. Auf diese Weise werden schutzwürdige Informationen meiner Mandanten immer nur einem möglichst kleinen Kreis zugänglich. Sofern neben Frau Curth weitere Mitarbeiter eingebunden werden: Die Daten werden den Mitarbeitern nur in dem Umfang zur Verfügung gestellt, wie es zur Erfüllung ihrer Aufgabe unbedingt erforderlich ist. Dazu werden den verschiedenen Mitarbeitern Berechtigungsprofile zugeteilt und zentral administriert.

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Weitergabekontrolle (Datenübertragung und Datenträger)
Die Weitergabe von Daten an andere Stellen wird streng kontrolliert. Beim elektronischen Datenaustausch kommt ein Sicherungssystem mit umfassenden Prüfungen zum Einsatz. Technisch abgesichert werden die Systeme durch Firewalls und Proxyserver. Geeignete Verschlüsselungstechnologien werden eingesetzt, soweit sie technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar sind. Im DATEV-Rechenzentrum verhindern strenge Sicherheitsvorkehrungen, dass Datenträger unbefugt aus den Sicherheitsbereichen entfernt werden. Zu entsorgende Datenträger mit schutzwürdigem Inhalt werden in meiner hausinternen Schredderanlage vernichtet.

Eingabekontrolle
Berechtigt für die Eingabe von personenbezogenen Daten ist nur Frau Curth. Damit
personenbezogene Daten nicht unbemerkt eingegeben, verändert oder gelöscht
werden können, dokumentieren die DATEV-Programme diese Veränderungen, u.a.
nach GOBD-Standard.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verfügbarkeitskontrolle
Der Arbeitsbereich SmartIT ist über die Kanzleiräume und das Homeoffice erreichbar. Durch umfassende Datensicherungsmaßnahmen stellt DATEV sicher, dass personenbezogene und andere schützenswerte Daten vor zufälliger Zerstörung oder Verlust geschützt werden. Eine wichtige Rolle nehmen dabei umfangreiche Brandschutz-, Verlustsicherungs-und Katastrophenschutzmaßnahmen ein. So sind sämtliche EDV-Räume und deren Umgebung durch Brandmelde- und stationäre Feuerlöschanlagen abgesichert. Daten werden gleich mehrfach und an verschiedenen physischen Orten gesichert. Die Auslagerung der Datensicherungsbestände erfolgt maschinell; die Bestände sind gegen unbefugten Zugriff gesichert. Eine Notstromversorgung mit Dieselmotoren gewährleistet eine unterbrechungsfreie Stromversorgung auch bei Ausfällen. Im Katastrophenfall kann
der 24-Stunden-Bereitschaftsdienst der Einsatz- und Evakuierungsleitung sofort tätig werden.

Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Das System kann durch eine integrierte Backup-Lösung auf einen Tagesendstand der letzten 3 Wochentage (Wochen- nicht Arbeitstage) wiederhergestellt werden. Die
Rechnungswesen-Bestände der Lohn- und Finanzbuchführung werden einzeln pro
Ordnungsbegriff / Mandant und aktuell im Rechenzentrum gesichert.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32
Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Frau Curth prüft regelmäßig das IT-Sicherheitskonzept auf seine Aktualität und stellt die
Einhaltung der Massnahmen durch unplanmäßige Reviews sicher.

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